Advanced Bank Reconciliation

ERPNext wordt geleverd met een standaard Bank Reconciliation Tool.
Advanced Bank Reconciliation vervangt deze door een snellere UI en een
automatische match-engine die het merendeel van transacties verwerkt
zonder enige klik.

Het kernidee: elke mogelijke match tussen een Banktransactie en een
Betaling / Journaalpost / Verkoopfactuur / Inkoopfactuur krijgt een
score op basis van meerdere signalen. Boven een
zekerheidsdrempel reconcilieert de match automatisch; daaronder
beslist de mens — maar de UI sorteert opties op score, zodat het
juiste antwoord meestal bovenaan staat.

Wat het matcht

Banktransacties kunnen worden gereconcilieerd tegen:

• Betaling (Payment Entry) — betalingen die u al heeft geboekt,
  in afwachting van bankbevestiging
• Journaalpost — handmatige grootboekposten, bv. bankkosten
• Verkoopfactuur — onbetaalde klantfacturen (de tool maakt een
  Betaling aan bij reconciliatie)
• Inkoopfactuur — onbetaalde leveranciersfacturen (maakt een
  Betaling aan)

Voor facturen maakt de tool de ontbrekende Betaling / Journaalpost
ter plekke aan tijdens reconciliatie — u hoeft niet eerst handmatig
een betaling op te stellen.

Het ranking-algoritme

Elke kandidaat-match krijgt punten uit deze signalen:

Totaalscore varieert van 1–11+. Auto-reconcile wordt geactiveerd bij
rang ≥ 3 met een exacte bedrag-match. Lagere scores gaan naar de UI
voor menselijke beoordeling.

Dagelijkse auto-reconcile

De app plant een auto-reconcile-taak die dagelijks draait. Voor
elke Niet-gereconcilieerde banktransactie in het geconfigureerde
datumbereik:

1. Bouw de kandidatenlijst over alle vier voucher-typen.
2. Scoor elke kandidaat via de bovenstaande tabel.
3. Heeft de beste kandidaat rang ≥ 3 EN komt het bedrag exact
   overeen, reconcilieer dan automatisch.
4. Anders, laat de transactie Niet-gereconcilieerd en breng hem naar
   voren in de reconciliatie-UI.

De meeste grootboeken reconciliëren 70–90% van de transacties op deze
ene pass. De resterende 10–30% zijn doorgaans de interessante gevallen
(gesplitste betalingen, niet-gematchte referenties, randgevallen) die
profijt hebben van menselijke ogen.

De reconciliatie-UI

Voor transacties die niet automatisch zijn gereconcilieerd, open
Advanced Bank Reconciliation in de zoekbalk. De UI is een gesplitst
paneel:

• Linker paneel — lijst van niet-gereconcilieerde Banktransacties,
  met datum, bedrag en partij.
• Rechter paneel — voor de geselecteerde transactie, de
  kandidaat-vouchers gesorteerd op score met uitleg welke signalen
  vuurden.

Klik op een kandidaat om te reconciliëren. Of klik op Create
Payment Entry als nog geen voucher bestaat — de tool stelt de
Betaling op met bedrag, datum en partij voorgevuld uit de
banktransactie.

Banking Reference Mapping

Sommige Nederlandse banken vermelden referentienummers op
niet-standaard plekken — bv. ABN AMRO zet de SEPA end-to-end-referentie
soms in het beschrijvingsveld, ING gebruikt een apart veld. De
Banking Reference Mapping-onderliggende tabel in Banking Settings
laat u de matcher vertellen: "zoek SEPA-referenties in het
transaction_description-veld op transacties van deze bank, niet in
de standaard reference_no."

Stel dit eenmaal per bank in die u gebruikt; de matcher weet dan waar
te kijken.

Configuratie

Open Banking Settings in de zoekbalk:

• Auto-reconcile date range — hoeveel dagen terug de geplande job
  kijkt (standaard 30). Verhoog als uw reconciliatiecadens
  maandelijks is in plaats van wekelijks.
• Auto-reconcile minimum rank — standaard 3. Verlagen naar 2
  accepteert meer automatische matches (meer false-positives);
  verhogen naar 4 maakt de auto-stap conservatiever (meer handwerk).
• Banking Reference Mappings — per-bank custom-field-mappings
  zoals hierboven beschreven.

Wanneer het niet automatisch matcht

Veel voorkomende redenen waarom een transactie niet-gereconcilieerd
blijft:

• Gesplitste betaling. Eén bankcreditering dekt meerdere facturen.
  De huidige matcher doet alleen 1-op-1-matching — splitst u dan
  handmatig in de UI.
• Geen overeenkomende voucher bestaat nog. De klant betaalde
  voordat de factuur werd opgesteld (zeldzaam). Maak de factuur,
  draai de matcher in het volgende schema, of reconcilieer handmatig.
• Partij-mismatch. De Klant staat met een licht andere naam dan
  wat de bank gebruikt. Werk de bank_account van de Klant bij of
  gebruik het beschrijvingsveld voor matching.
• Valutaconversie-ruis. Een buitenlandse-valuta-transactie komt
  een fractie naast het EUR-voucherbedrag aan door FX. Rang blijft
  onder de drempel; los handmatig op.

Wat deze app niet doet

• Betalingen initiëren. Reconciliatie staat stroomafwaarts van
  betaling. Zie de SEPA-betalingen-functie van erpnext_netherlands
  om betalingen via uw bank te versturen.
• Direct verbinden met banken. Banktransacties moeten binnenkomen
  via CSV / camt.053 / GoCardless Banking. Deze app matcht alleen wat
  er al is.
• Transacties hercategoriseren. Het matcht naar bestaande
  vouchers; het beslist niet in welke categorie een
  niet-gematchte transactie thuishoort. Dat is nog steeds een
  handmatige classificatiestap op Banktransactie.